· 适用人群：现代职场人

· 应用场景：项目管理、时间管理、跨部门协作

· 掌握难度：★★☆☆☆

时间管理的高能神器

 

 

“工欲善其事，必先利其器”。高效进行时间管理，需要借助优质的时间管理工具。

在品类繁多的时间管理工具中，Outlook由于其自身具备的各种优势，而被大量时间管理爱好者青睐。

Outlook作为时间管理工具的优势主要包括：

易得：作为Office 365组件的一部分，无需额外购买专门的时间管理软件。

强大：可同时进行邮件、日程、联系人、任务管理，具有各种丰富实用的操作功能。

常用：办公族使用最频繁的办公软件之一，操作熟悉，使用起来更加得心应手。

整合：通过OneNote和Skype for Business无缝整合，使Outlook性能进一步强化。

 

 

 

如何结合Outlook进行时间管理

 

 

综合时间管理方法和Outlook日常操作，可以得到以下的Outlook时间管理工作流程：

邮件预处理的方法

第一步：区分“无需行动”和“需要行动”

不需要对其进行回复的邮件（如：活动公告、恶劣天气提醒等），这一类邮件可将其称之为“无需行动”邮件，而与之相对应的是“需要行动”邮件。

真正需要我们去处理的邮件其实并不多，没有必要把时间浪费在“无需行动”邮件之中。

而Outlook提及邮箱和重点邮箱，可以帮助我们绕开“无需行动”邮件的干扰，快速识别那些与我们密切相关的邮件，确定真正需要处理的工作。

对于“无需行动邮件”，我们可以根据需要选择直接忽略，或者进行存档。

第二步：区分“能迅速回复”和“不能迅速回复”

能迅速回复的邮件：立即回复

不能迅速回复的邮件：添加后续处理标志，进行下一步处理

通过快速回复简单的邮件，可以提高处理邮件的效率，并大幅度减少需要处理的邮件数量。

 

第三步：区分“自己做”和“别人做”

加班族经常加班的主要原因有两个：揽下了太多的工作，揽下了自己不擅长的工作。

减少加班的一个重要突破口是：不要什么事情都自己做，要去学会借助别人的力量。

与一般的时间管理工具相比，Outlook具有更强的互动性，可以方便实现不同人员之间的信息交换和沟通交流。借助转发、抄送、@来和向其他同事重新分配任务，以及寻求帮助。

将鼠标移动到邮件联系人名称上，停留片刻，在悬浮框上可以找到更多的联系方式

第四步：区分“以后做”和“现在做”

 

对于那些我们所要完成的工作，其实还可以根据工作的截止日期和重要程度，来设定不同的后续标志，提醒自己不同工作需要在怎么样的时间段内完成——对于那些标记为“今天”的邮件，其实才是我们现在最需要去处理的工作。

 

在之前已经添加的后续标记上右击，可以修改为不同时间状态。

从所有的邮件中，筛选出已标记的邮件，并根据不同后续标记的颜色深浅，迅速判断当前最重要的任务是什么。

要点总结

 

 

用到的时间管理理论：

GTD分类处理、2/8原则、减少不必要的工作、先快速完成简单的工作、与别人合作、聚焦于当前要务

用到的Outlook功能：

找到关键的邮件：提及邮箱 、重点邮箱、筛选已标记邮件

处理无关的邮件：存档

延迟处理与标记重点：后续标志

促进合作和任务重排：抄送、转发、@、更多联系方式

推送的主要介绍内容是：基于时间管理理念的Outlook邮件预处理，下次介绍的内容为邮件的分类处理。了解更多Outlook操作技能和时间管理方法，敬请关注下期内容。

立即访问